ACTAS ADMINISTRATIVAS; CONSIDERACIONES PARA SU REALIZACIÓN Y VALIDEZ.

En el día a día laboral nos encontramos con conductas que los patrones consideran indisciplinas en el menor de los casos y en el mayor, conductas cuyas consecuencias desean sancionar sea económicamente, con fines de suspensión de labores o hasta la rescisión de la relación laboral imputable al trabajador.  

Para efectos de lo anterior, es muy recurrente el uso indiscriminado de las “Actas Administrativas” mediante las cuales se desea documentar con fines probatorios (ante los tribunales laborales) mediante las cuales se redactan los hechos, declaraciones e incluso en ocasiones hasta la renuncia del trabajador como parte de lo asentado.

Como mencionamos párrafos anteriores, hoy en día, en algunos casos, el uso de las Actas Administrativas se ha vuelto un recurso de uso indiscriminado por parte de algunos centros de trabajo, redactando estas por personal operativo o ajeno al departamento de RRHH o legal Laboral de dichos centros, obviamente con todas las salvedades en su redacción y aplicación que inutilizan este documento para los efectos laborales deseados.

Un Acta Administrativa tiene la misión de ser una prueba documental que será utilizada más allá de la empresa, es decir, de ser necesario incluso en los tribunales laborales dentro de los juicios correspondientes, es por ello la necesidad de que estos documentos estén debidamente soportados y redactados.

Por lo anterior queremos hacer un repaso de las formalidades necesarias para la validez de un acta administrativa y de que elementos puede arroparse para mayor peso probatorio.

Consideraciones recomendadas al redactar un Acta Administrativa.

1.      Realizar una narrativa clara y lo mejor detallada de los hechos, evitando en todo momento tendencias a favor del patrón o censura al trabajador y haciendo referencia a fecha, hora y lugar.

2.      Respetar dentro del texto, el derecho de audiencia y de ser escuchado del trabajador, reiterando que es indispensable que los dichos del trabajador al respecto sean plasmados en el Acta.

3.      Así mismo, en relación con el punto anterior, deberá permitirse el desahogo de las pruebas y testigos que proponga el trabajador, la prohibición o censura de ello tendrá como consecuencia la invalidez del documento.

4.      Participación de dos o más testigos de los hechos relacionados, considerando que en el caso de supervisores, jefes y superiores jerárquicos del trabajador pudieran se debatibles en el juicio laboral por lo cual se sugiere que preferentemente sean testigos del mismo nivel jerárquico del trabajador u otros.  Para lo anterior te recomendamos leer nuestro artículo https://www.humanvisioncg.com/single-post/supervisores-pueden-atestiguar-en-el-juicio-laboral-ante-el-despido-de-un-subalterno; es importante también mencionar que es indispensable que los testigos estén dispuestos a ratificar sus dichos ante el tribunal laboral en caso de ser necesario, de lo contrario será contraproducente su participación.

5.      Inclusión de pruebas por parte de ambos involucrados (documentales, testimoniales, electrónicos, de audio, video, etc);

6.      Participación de un representante sindical (en caso de que se cuente con sindicato);

7.      Firma y/o huella del trabajador, involucrados por parte del patrón y testigos, en caso de que el trabajador se niegue a firmar, se redactará este hecho y sus motivos en el cuerpo del Acta.

8.      Es importante que la conducta que se desea sancionar este relacionada con aquellas que se encuentran en el reglamento interior de trabajo, en caso de no tener alguno, con las que se describen en la ley federal del trabajo vigente a la fecha de emitir el acta.

A continuación presentamos algunos criterios de la corte mexicana en relación con las Actas Administrativas.

Actas administrativas

Época: Décima Época

Registro: 2011347

Instancia: Tribunales Colegiados de Circuito

Tipo de Tesis: Aislada

Fuente: Semanario Judicial de la Federación

Publicación: viernes 01 de abril de 2016 10:01 h

Materia(s): (Laboral)

Tesis: I.14o.T.1 L (10a.)

ACTAS DE INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA. PARA SU PERFECCIONAMIENTO DEBEN SER RATIFICADAS ANTE EL TRIBUNAL LABORAL, AL MENOS POR LAS DOS TERCERAS PARTES DE LOS TESTIGOS DE CARGO.

El perfeccionamiento de las actas de investigación administrativa requiere que sean ratificadas en el juicio laboral por los testigos de cargo, y para determinar el número o porcentaje de éstos, deben considerarse tres aspectos: a) corresponde al titular demandante la presentación de quienes deberán ratificarlas; b) puede justificar y acreditar la ausencia de alguno de ellos; y, c) que ello no se traduzca en una ventaja procesal para el obligado y en una afectación al principio protector del derecho del trabajo. Ahora bien, el titular podría estar imposibilitado para presentar a los testigos que deben ratificar el acta, por causa ajena a la voluntad, como no encontrarlos en el domicilio registrado ante la dependencia; por tratarse de personas ausentes; porque hubieren fallecido, o se encontraren incapacitados física o mentalmente. Todas ellas y otras más justifican el incumplimiento en su presentación si se acreditan en el juicio; pero para que las actas adquieran validez, deberán ser ratificadas, al menos, por las dos terceras partes de los testigos de cargo. En efecto, el porcentaje del 66%, o las dos terceras partes de los testigos de cargo, es acorde con lo siguiente: 1. Que se dé oportunidad a los titulares para que puedan justificar la ausencia de los testigos de cargo y no sean perjudicados cuando ella obedezca a causas ajenas a su voluntad; y, 2. Evitar una posición ventajosa para el titular obligado, tomando en cuenta los principios protectores del derecho del trabajo y que los referidos titulares no dejan de ser los obligados procesales en la presentación de sus testigos para el perfeccionamiento del acta de investigación administrativa, con la que se pretende hacer efectiva la sanción a los trabajadores investigados.

Tesis publicada el 01 abril 2016 en el Semanario Judicial de la Federación.

Suprema Corte de Justicia de la Nación

Registro digital: 2001057

Instancia: Segunda Sala

Décima Época

Materias(s): Laboral

Tesis: 2a./J. 65/2012 (10a.)

Fuente: Semanario Judicial de la Federación y su Gaceta. Libro X, Julio de 2012, Tomo 2, página 856

Tipo: Jurisprudencia

ACTA ADMINISTRATIVA RELATIVA A LA CAUSA DE RESCISIÓN DE LA RELACIÓN DE TRABAJO. SU PERFECCIONAMIENTO EN EL PROCEDIMIENTO LABORAL.

De los artículos 776, 780, 781, 784, 795, 796, 800, 802, 804, 805 y 810 a 812 y demás relativos de la Ley Federal del Trabajo, se infiere que cuando se ofrece como prueba en el procedimiento laboral un acta administrativa levantada con motivo de una falta atribuible al trabajador, el oferente debe solicitar su perfeccionamiento mediante la ratificación de su contenido y firma, señalando los nombres y los domicilios de los signantes, esto es, el perfeccionamiento de dicho documento se efectuará a solicitud del oferente, para que pueda otorgársele eficacia probatoria, y su omisión no puede subsanarla la Junta respectiva, es decir, si el oferente no pide el perfeccionamiento ésta no está obligada a ordenar el desahogo de la ratificación y, por ende, la omisión de la autoridad bajo ese supuesto no actualiza violación alguna a las leyes del procedimiento laboral; así, sólo si el oferente solicita el perfeccionamiento, la Junta debe ordenar la ratificación aludida, y si no lo hace, se actualiza una violación a las leyes del procedimiento que amerita su reposición, siempre y cuando dicha violación haya trascendido al resultado del laudo y afectado las defensas del quejoso.

Contradicción de tesis 47/2012. Entre las sustentadas por los Tribunales Colegiados Segundo en Materias Civil y de Trabajo del Décimo Sexto Circuito y el entonces Primer Tribunal Colegiado en Materias Administrativa y de Trabajo del Séptimo Circuito, actual Primer Tribunal Colegiado en Materia Administrativa del Séptimo Circuito. 30 de mayo de 2012. Mayoría de tres votos. Disidentes: Margarita Beatriz Luna Ramos y Sergio A. Valls Hernández. Ponente: Luis María Aguilar Morales. Secretario: Aurelio Damián Magaña.

Tesis de jurisprudencia 65/2012 (10a.). Aprobada por la Segunda Sala de este Alto Tribunal, en sesión privada del seis de junio de dos mil doce.

Nota: Esta tesis fue objeto de la denuncia relativa a la contradicción de criterios 159/2022 en la Suprema Corte de Justicia de la Nación, desechada por notoriamente improcedente mediante acuerdo de presidencia de 8 de junio de 2022.