Recibos de nómina, todo lo que debes saber en 2020

La nómina es un tema particularmente importante para cualquier empresa en México, es importante conocer los requerimientos e información necesaria para estar en forma y no cometer errores al momento de realizar registros, deducciones y prestaciones de los empleados de nuestra empresa. Es por esto que a continuación te compartiremos todo sobre los recibos CFDI de nómina para estar al corriente ante las autoridades correspondientes.

¿Qué es la nómina?

La nómina es un documento contable de las percepciones para el pago de empleados y sus respectivas deducciones. En México es una obligación del patrón a sus empleados establecida en tres leyes mexicanas: La Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II), Código Fiscal de la Federación (artículo 67) y La Ley de Seguridad Social en México (artículo 15).

La nómina se puede clasificar de 3 maneras:

Por tipo de percepción

• Ordinaria. Sueldos o salarios comunes.

• Especial. Correspondiente a pagos especiales (aguinaldo o PTU).

Por tipo de contrato:

• Personal de base.

• Personal eventual.

• Personal de confianza.

• Nómina de socios.

Por período de pago:

• Semanal.

• Catorcenal.

• Quincenal.

• Mensual.

Recibos CFDI de Nómina

El recibo de nómina es un documento digital o CFDI que avala el pago realizado por el patrón al trabajador. El CFDI de nómina fue oficial en 2014 siendo publicado en el código Fiscal de la Federación. Según la Ley del ISR en el artículo 94, es obligación del patrón emitir el CFDI de nómina por el servicio prestado de un empleado. De igual forma se estipula que se deberán realizar las retenciones del ISR para cada factura emitida.

¿Cómo se calcula la nómina en México?

La retribución que recibe el trabajador por la prestación de sus servicios en la mayoría de las empresas se designa a una persona especializada para realizar el cálculo de la nómina, puesto que algún error que se cometa podría derivar en multas por parte del SAT. Aunque existen software de nómina que facilitan el cálculo de esta, es de importancia conocer la metodología para el cálculo de la nómina de los trabajadores.

1.- Sueldo mensual: En primera instancia se debe definir el sueldo mensual del trabajador, así como si se pagará semanal, quincenal o mensual. Y si este ya incluirá impuestos o será libre de estos.

2.- Calcular retenciones de ISR: El calculo de retenciones de nómina para el 2020 se realiza mediante la tabla que el SAT proporciona.

Se resta el Límite Inferior (L.I.) al ingreso mensual. El resultado que te arroje es la Base para el Impuesto. A la Base para el Impuesto debes aplicarle la Tasa correspondiente al renglón del Límite Inferior empleado anteriormente. Al resultado de ésta suma deberás adicionarle la ‘Cuota Fija’, la cual te proporcionará el ISR antes de subsidio. Al ISR antes de subsidio deberás aplicarle la tabla del subsidio establecido en el artículo 10. En caso de salir negativo, el subsidio resultante se lo adicionarás al Ingreso. Al ingreso le restarás el impuesto y el resultante es el dinero que se te entregará por concepto de nómina.

3.- Retenciones IMSS: El cálculo del monto a retener por concepto de seguridad social, para realizar esto debemos revisar el Sistema SUA que proporciona el IMSS.

El Sistema Único de Autodeterminación (SUA) contempla la emisión de información de los siguientes conceptos:

• Cuotas obrero patronales a las cuentas individuales de los trabajadores, por concepto del Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez.

• Cuotas obrero patronales a los demás ramos del Seguro Social (Riesgos de Trabajo, Enfermedades y Maternidad, Invalidez y Vida y Guarderías y Prestaciones Sociales).

• Aportaciones patronales por concepto de vivienda, que son contabilizadas en las cuentas individuales de los trabajadores.

• Amortización de créditos asignados a los trabajadores por el INFONAVIT.

4.- Descuentos en nómina adicionales: Por último, debemos descontar de la nómina las cuotas pertinentes a:

• Créditos Infonavit.

• Anticipos de sueldos.

• Préstamos personales.

• Otras deducciones que apliquen.

Retenciones de los recibos de nómina

Las retenciones son un porcentaje del sueldo del trabajador que el SAT obliga a retener a la empresa para el pago de impuestos. El porcentaje de retención difiere en cada trabajador dependiendo del tipo de contrato. Para calcular la retención existen plataformas tecnológicas que facilitan la operación y timbrado de las retenciones.

Estructura del Recibo CFDI de Nómina

EL Anexo 20 especifica la estructura, forma y sintaxis de los CFDI de Nómina expedidos para la contabilidad. Toda la información es organizada mediante etiquetas de manera estructurada, lo que conforma el CFDI. A continuación enlistamos cada uno de los campos que conforman el recibo de nómina.

Versión: Este dato lo integra el sistema que utiliza el contribuyente para la emisión del comprobante fiscal. Debe tener el valor “3.3”

Serie: Es el número de serie que utiliza el contribuyente para el control interno de su información. Este campo acepta desde 1 y hasta 25 caracteres alfanuméricos.

Folio: Es el folio de control interno que asigna el contribuyente al comprobante, puede conformarse desde 1 hasta 40 caracteres alfanuméricos.

Fecha: Es la fecha y hora de expedición del comprobante fiscal. Se expresa en la forma AAAA-MM-

DDThh:mm:ss y debe corresponder con la hora local donde se expide el comprobante.

Sello: Es el sello digital del comprobante fiscal generado con el certificado de sello digital del contribuyente emisor del comprobante; éste funge como la firma del emisor del comprobante y lo integra el sistema que utiliza el contribuyente para la emisión del comprobante.

FormaPago: Se debe registrar la clave de la forma de pago “99” (Por definir) del catálogo c_FormaPago, es aplicable al comprobante emitido al trabajador asalariado o asimilado a salarios.

NoCertificado: Es el número que identifica al certificado de sello digital del emisor, el cual lo incluye el sistema que utiliza el contribuyente para la emisión, en el comprobante fiscal.

Certificado: Es el contenido del certificado del sello digital del emisor y lo integra el sistema que utiliza el contribuyente para la emisión del comprobante fiscal.

Subtotal: Es el importe del concepto antes de descuentos e impuestos. No se permiten valores negativos. El importe registrado en este campo debe tener hasta la cantidad de decimales que soporte la moneda.

Descuento: Se puede registrar el importe total del descuento aplicable antes de impuestos. No se permiten valores negativos. Se debe registrar cuando en el concepto exista un descuento, en otro caso se debe omitir este campo.

Moneda: Se debe registrar el valor “MXN”.

Total: Es el resultado del subtotal menos el descuento aplicable, No se permiten valores negativos.

MetodoPago: Se debe registrar la clave PUE (Pago en una sola exhibición) del catálogo c_MetodoPago publicado en el Portal del SAT.

Lugar Expedicion: Se debe registrar el código postal del lugar de expedición del comprobante (domicilio de la matriz o de la sucursal), debe corresponder con una clave de código postal incluida en el catálogo. Los distintos códigos postales se encuentran incluidos en el catálogo c_CodigoPostal publicados en el Portal del SAT.

Confirmacion: Se debe registrar la clave de confirmación única e irrepetible que entrega el proveedor de certificación de CFDI o el SAT a los emisores (usuarios) para expedir el comprobante con importes fuera del rango establecido.

UUID: Se debe registrar el folio fiscal (UUID) de un CFDI de nómina relacionado que sustituye con el presente comprobante.

TipoDeComprobante: Se debe registrar la clave “N” (Nómina) con la que se identifica el tipo de comprobante fiscal para el contribuyente emisor.

Nodo emisor

RFC: Se debe registrar la Clave en el Registro Federal de Contribuyentes del emisor del comprobante.

Régimen Fiscal: Se debe especificar la clave del régimen fiscal del contribuyente emisor bajo el cual se está emitiendo el comprobante.

Nombre: Se puede registrar el nombre, denominación o razón social del emisor del comprobante.

Nodo receptor

RFC: En este nodo se debe expresar la información del contribuyente receptor del comprobante (trabajador asalariado o asimilado a salarios). Se debe registrar la Clave en el Registro Federal de Contribuyentes del receptor (persona física) del comprobante.

Nombre: Se debe registrar el nombre del contribuyente receptor del comprobante (trabajador asalariado o asimilado a salarios).

UsoCFDI: Se debe registrar la clave “P01” (Por definir) del catálogo c_UsoCFDI publicado en el Portal del SAT.

Nodo complemento: En este nodo se pueden incluir los complementos determinados por el SAT de acuerdo con las disposiciones particulares para un sector o actividad específica, en el caso de esta guía se trata del “Complemento de nómina” y el “Complemento timbre fiscal digital” que se incluyen de manera obligatoria. Al emitir comprobantes fiscales digitales por el concepto de nómina se tendrá que incorporar el “Complemento de recibo de pago de nómina”.

Validación de los recibos CFDI de nómina

La finalidad de la validación de CFDI de nómina es garantizar el cumplimiento de los requerimientos necesarios para hacer deducible el pago por nómina o conceptos asimilados. Para hacer la validación deben seguirse los siguientes pasos:

1. Revisar la información general necesaria para genera los CFDI (anteriormente mencionada), entre ellos se encuentran el nombre, número de seguro social, RFC, CURP del empleado y obrero, registro patronal y lugar de expedición.

2. Ahora se prosigue a corroborar que los conceptos están agrupados correctamente según el catálogo emitido por el SAT.

3. Ya teniendo estos 2 pasos se puede emitir el comprobante o factura del o los trabajadores para certificarlos mediante un PAC. Recuerde generar el archivo PDF para su fácil interpretación, pero aún más importante el archivo XML el cual será requerido por el SAT.

4. Para finalizar es recomendable revisar que el total de la nómina correspondan a lo emitidos en los CFDI de nómina, menos el impuesto retenido y las deducciones.

¿Son deducibles los CFDI de nómina?

Toda empresa ya sea pequeña o grande busca disminuir los impuestos pagados, el método mas recomendable es mediante la deducción. Entonces, una duda muy común para los dueños de negocios es si la nómina es deducible.

La respuesta es si, pero bajo ciertos requisitos y sólo puede deducirse en ISR cumpliendo lo siguiente:

• Se debe emitir un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) por cada salario.

• Dicho salario deberá ser pagado por transferencia electrónica, cheque, tarjeta de crédito o débito si el pago excede de los 2 mil pesos.

• Los vales de despensa entregados en monederos electrónicos que complementen el sueldo del trabajador podrá ser deducible sólo en un 47% o 53%.

Sin duda la nómina es una parte fundamental para toda empresa del tamaño que fuera en México, pero también es de las cuestiones fiscales más complicadas y tediosas. Es por ello que la mejor opción es contar con gente y herramientas especializadas en este tema para no cometer errores que puedan derivar en multas o sanciones del SAT. ¿Tienes dudas? No olvides dejarlas en los comentarios.