La importancia del análisis de puestos.
El análisis y descripción de puestos de trabajo son una herramienta básica para la Administración de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.
En la descripción se detalla:
Qué hacen los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto.
Cómo lo hacen: Recursos que utilizan, métodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea.
Para qué lo hacen: Objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada tarea.
Antes de estudiar cada puesto los análisis estudian la organización, sus objetivos, sus características, sus insumos (personal, materiales y procedimientos) y los productos o servicios que brinda a la comunidad. Estudian también los informes que generan varias fuentes como: la misma empresa, otras entidades del ramo, informes oficiales.
Provistos de un panorama general sobre la organización y desempeño, se realizan los siguientes pasos:
1. Identificación de puestos
Es una tarea sencilla en una organización pequeña. En una empresa grande es posible que se deba recurrir a la nómina y a los organigramas vigentes, o una investigación directa, con los empleados, supervisores y gerentes.
2. Desarrollo de cuestionario
Tiene como identificación de labores, responsabilidades, conscientes habilidades y niveles de desempeño necesarios en un puesto específico.
Identificación y actualización: Se procede primero a identificar el puesto que se describirá más adelante, así como la fecha en que se elaboró la última descripción. Es preciso verificar esta información para no utilizar datos atrasados y no aplicar la información a otro puesto.
Deberes y responsabilidades: Muchos formatos especifican el propósito del puesto y la manera en que se lleva a cabo.
Los deberes y responsabilidades específicos permiten conocer a fondo las labores desempeñadas.
Aptitudes humanas y condiciones de trabajo: Describe los conocimientos, habilidades, requisitos académicos, experiencias y otros factores necesarios para la persona que desempeñará el puesto. Es vital para proceder a llenar una vacante o efectuar una promoción. Así mismo permite la planeación de programas de capacitación específica.
Niveles de desempeño: Se deberá recurrir en muchas ocasiones a la ayuda de los supervisores, los ingenieros industriales que resulte procedente para determinar dichos niveles.
Importancia del análisis de puestos en la administración de personal y en otras funciones: Usos y limitaciones
Es importante el análisis de puestos por que ayuda a mejorar la selección y colocación del empleado con más exactitud. Las posibilidades de la aplicación del análisis de puestos son muy variadas, en virtud de que conocer con detalle las funciones a realizar y lo necesario para ello, puede tener diferentes aplicaciones, como:
Para encauzar adecuadamente el reclutamiento de personal.
Como una valiosa ayuda para la selección objetiva de personal
Para fijar adecuados programas de capacitación y desarrollo
Como base para posteriores estudios de calificación de méritos
Como elemento primario de estudios de evaluación de puestos
Como parte integrante de manuales de organización
Para determinar montes de fianzas y seguros
Para efectos de planeación de recursos humanos
Para efectos organizacionales
Para efectos de supervisión
Como valioso instrumento de auditorías administrativas
Como técnica inicial de una mejor administración de recursos humanos.
Objetivos del análisis de puestos
Entre los objetivos o posibles usos del análisis y descripción de puestos de trabajo cabe destacar los siguientes:
Reclutamiento: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona información sobre las características que debe poseer el candidato a ocupar el puesto de trabajo.
Selección de Personal: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesiográfico o profesiograma en el que se especifican las características y requisitos profesionales.
Formación: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos.
Evaluación del desempeño: Dado que la descripción de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta qué punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto.
Etapas para su realización y actualización
Un programa de análisis de puestos incluye normalmente las siguientes etapas:
Etapa de Planeación: en esta etapa se planea y organiza cuidadosamente todo el trabajo de análisis de cargos para minimizar cualquier tipo de resistencia.
Etapa de Preparación: en esta etapa se reúnen a las personas y se preparan los esquemas y materiales de trabajo.
Etapa de Ejecución: en esta etapa se procederá a recolectar los datos relativos a cada uno de los cargos que se analizarán y luego se redactará el análisis.
Técnicas para recolectar información
Revisión de Documentos: permite a los analistas conocer dónde está la organización y hacia dónde va dirigida, también se pueden revisar documentos cualitativos y cuantitativos.
Entrevistas: son diálogos de preguntas y respuestas. Las preguntas pueden ser abiertas o cerradas.
Cuestionarios: se deben realizar cuando se presenta dispersión de personal, se requieren respuestas anónimas y cuando el personal a ser entrevistado es bastante numeroso.
Observación: debemos observar el comportamiento y ejecución de los procedimientos en la organización.
