Integración del expediente laboral
Un expediente laboral es una recopilación de todos los documentos probatorios de la existencia de una relación laboral, desde la contratación, ejercicio y terminación de una relación laboral entre el patrón y empleado. El artículo 804 de la Ley Federal de Trabajo indica que el patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos siguientes:
Contratos individuales de trabajo, contrato colectivo o contrato Ley aplicable.
Nómina de personal o recibos de pagos de salarios.
Control de asistencia (si es el caso).
Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, primas vacacionales, dominicales y de antigüedad, así como pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.
Los demás que señalen las leyes.
Esta última fracción quiere decir todos los demás documentos de la relación laboral entre el empleado y el patrón, constancias de retenciones, aportaciones al INFONAVIT, a la AFORE, en fin, todo documento probatorio de cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo. Esto implica todo documento por mínimo que sea servirá para cumplir con el expediente en caso de juicio.
Ahora vamos a precisar la documentación que deberá contener el expediente individual del trabajador y que deberá ser resguardado y actualizado por el personal de recursos humanos de la empresa. Durante la contratación del candidato, puede ser brindada de manera impresa o electrónica, se necesitarán estos documentos:
Acta de nacimiento.
Credencial de elector IFE/ INE o pasaporte vigente.
CURP.
Solicitud de empleo.
Curriculum vitae.
Constancia de inscripción a la RFC.
Número del alta en el seguro social.
Examen médico.
Cartas de recomendación.
Constancias créditos INFONAVIT.
Comprobante de domicilio (máximo 3 meses de antigüedad).
Constancia de no antecedentes penales.
Descripción de puesto y responsabilidades.
Cédula profesional, diplomas o constancias que acrediten las aptitudes para ejercer su profesión u oficio.
Actas de matrimonio, actas de nacimiento de los hijos para anexar beneficiarios en contratos.
Evaluaciones y exámenes (psicométricos, etc.) de la empresa.
Durante la relación laboral, puedes solicitarle al empleado que te proporcione los siguientes documentos:
Contrato individual de trabajo.
Modificaciones al contrato.
Incremento de sueldo o prestaciones.
Constancias de capacitación.
Constancias de inasistencias.
Reportes periódicos de desempeño.
Certificado de incapacidad médica.
Actas administrativa, en su caso.
Finiquitos.
Carta de renuncia o despido.
Esta no es una lista exhaustiva de todos los documentos posibles que puedan originarse de la relación laboral entre el empleado y el patrón. Entre más documentos tengamos de cada relación laboral, mejor estaremos equipados para responder ante un conflicto que pudiera surgir con los empleados o con las autoridades fiscales o de seguridad social.
Resulta extremadamente importante el resguardo de los recibos de nómina (ahora CFDI), ya que con ellos se comprobará ante el IMSS la afiliación y el pago de aportaciones del empleado, así como las retenciones de impuestos ante el SAT. Es de extrema importancia cumplir en tiempo y forma con el IMSS y SAT para evitar multas desagradables.
Tiempo que debes conservar el expediente
De acuerdo al artículo 804 de la LFT, los documentos deben guardarse durante la relación laboral y hasta un año después de que se extinga la relación laboral. Sin embargo, existe información fiscal que regula el SAT, y esa deberá conservarse conforme lo señalen las fiscales. El plazo de conservación para las declaraciones de los ejercicios fiscales es de 5 años. Eso incluye toda la información de ingresos y egresos, es decir, recibos de nómina y otras facturas.
El plazo para conservar la contabilidad de una empresa, de acuerdo con el art. 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), es también de 5 años. Lo más recomendable es conservar toda la información, más allá del plazo mínimo señalado por las autoridades, ya que un conflicto laboral podría extenderse más del plazo señalado.
