Indicadores y herramientas clave para el análisis de inventarios

La gestión de inventarios es uno de los aspectos clave para el éxito de las empresas.

¿Qué es un análisis de control de inventario?

Un análisis de control de inventario es aquel procedimiento que le facilita a la empresa la gestión de su inventario de producto final y su nivel de abastecimiento de materias primas.

Sirve para conocer cuando una empresa debe hacer sus pedidos para reabastecer sus mercancías, de modo tal que no se quede sin existencias o inhabilite su capital financiero debido a un exceso de inventario. Además, de que revela la cantidad de dinero que se ha invertido y que se tiene en depósito.

La persona que se encarga de realizar el control de inventario es conocida como el analista de control de inventario o analista de inventario y su función principal consiste en recopilar los informes diarios, semanales y mensuales que se realizan en la empresa en cuanto a los niveles de disponibilidad de mercancía de la empresa.

En el análisis de control de inventario se suele utilizar el método ABC, el cual consiste en dividir los artículos en tres tipos de categorías. Por ejemplo: los artículos de la categoría A son los más valiosos, los de la categoría B son los regulares y los de las categorías C son los menos valiosos.

El método ABC establece que, al revisar el inventario, una empresa debería clasificar los artículos de la A a la C, basando su clasificación en las siguientes reglas:

-Los artículos A son bienes cuyo valor de consumo anual es el más elevado. El principal 70-80% del valor de consumo anual de la empresa generalmente representa solo entre el 10% y el 20% de los artículos de inventario totales.

-Los artículos B son artículos de una clase intermedia, con un valor de consumo medio. Ese 15-25% de valor de consumo anual generalmente representa el 30% de los artículos de inventario totales.

-Los artículos C son, al contrario de los A, artículos con el menor valor de consumo. El 5% más bajo del valor de consumo anual generalmente representa el 50% de los artículos de inventario totales.

El método ABC en un análisis de control de inventario tiene como objetivo optimizar los procesos de organización de las mercancías, de tal manera que los más solicitados se encuentren al alcance más rápido y se reduzcan los tiempos de abastecimiento para dicho tipo de productos.

La gestión de inventarios es uno de los aspectos clave para el éxito de las empresas.

De hecho, las empresas billonarias consideran esta tarea como una prioridad, porque contar con el volumen óptimo de stock (suficiente, pero no excesivo) ayuda a optimizar costos, maximizar la producción y las ventas, a la vez que evita pérdidas debido al exceso o déficit de artículos cruciales.

De ahí que entre los objetivos del análisis de inventario se encuentra reducir el desperdicio, tanto de productos como de dinero, mejorar la gestión de almacenes y minimizar las existencias.

Además, al conocer exactamente cuánto stock se ha vendido y cuáles fueron los beneficios finales, por ejemplo, los propietarios de negocios pueden gestionar mejor su presupuesto y su flujo de caja. El análisis detallado de inventario también permite controlar las existencias en función de la demanda.

Para ello, tanto los procesos de gestión, como el uso de la tecnología y herramientas para automatizarlos son igual de importantes.

Tecnología para el manejo de inventarios

Entre las herramientas tecnológicas de gran utilidad para el sistema de gestión de inventarios se encuentran los software de alerta de restock, que avisan que es tiempo de recolocar cierto producto, cuando éste alcanza determinado nivel de stock; los software de reporte de inventario, que ayudan a crear reportes con todo lo necesario para áreas de logística, ventas, compras, pérdidas, etc; los dashboards (o tableros), software de gestión que muestran gráficos en pantalla y permiten categorizar la información de la forma más conveniente.

Así mismo, se puede utilizar la recolección de data a través del código de barras. El Barcode Data Collection es una de las herramientas más precisas, e incluir escáneres de código de barras en los productos, aumenta la eficacia y precisión al gestionarlos.

KPIs para un mejor control de inventarios

Ahora bien, si nos preguntamos, entre tanta información posible, cuáles son los KPI claves para este análisis, algunos de los más relevantes para conocer el rendimiento general son:

1. Volumen de inventario

Nos dice cuántas veces se vendió y reemplazó un producto durante un periodo, por lo que también servirá para evaluar el rendimiento del producto.

La ratio de rotación de inventario se calcula con la siguiente fórmula:

Costo total de los bienes vendidos/((Inventario inicial + Inventario final)/2)

2. Cancelación de inventario

Se refiere a los productos que se eliminan completamente del inventario, y ayuda a saber qué artículos son rentables y cuales están generando costos de retención excesivos.

La cancelación de inventario se identifica con el valor en efectivo del artículo retirado.

3. Cálculo de la reducción del precio

Estima el nivel de existencias con la mayor precisión posible, pues es la diferencia entre el stock teórico (stock inicial + entradas de mercancías – ventas) y el stock real.

El resultado se relaciona con el volumen de negocio y se multiplica por 100, para obtener un índice de reducción de precio, que representa las pérdidas.

4. Costos de retención

Permite analizar los costos del mantenimiento de existencias, es decir, el almacenamiento de los artículos y su gestión en un almacén. Puede incluir el precio de los espacios, la mano de obra y el equipo necesarios. Todos los diferentes costos se suman para obtener este KPI, y el resultado ayuda a evaluar opciones para maximizar o minimizar el espacio de inventario.

5. Índice de retención de existencias

Este se calcula dividiendo el costo de almacenamiento por el valor promedio de las existencias, durante un periodo determinado, y proporciona un porcentaje de lo que le cuesta a la empresa un determinado valor de inventario.

6. Inventario Promedio

Muestra el costo medio de los artículos en stock durante un periodo, y ayuda a ver las cantidades habituales de un producto en el almacén y la velocidad a la que se vende. Estar al tanto de los cambios en este indicador permite prevenir posibles problemas con las ventas y compras. Se puede calcular así:

(Inventario inicial + Inventario final)/ Número de meses en el periodo contable

7. Índice de ocupación del almacén

Este KPI ayuda a evaluar el espacio restante para incorporar nuevos productos al stock. El cálculo es el siguiente:

(Cantidad Media Almacenada / Capacidad del Almacén en Cantidad) x 100

8. Promedio de días para vender inventario

Es lo que se tarda en producir o comprar artículos y venderlos a los clientes, y se puede calcular mediante la siguiente fórmula:

(Inventario/Coste de Ventas) x 365 días

9. Costo promedio de la operación

Se obtiene dividiendo el costo promedio de las operaciones realizadas en el almacén por el número de operaciones, y permite visualizar el costo de cada paso en la entrada y salida de existencias, la preparación de pedidos, etc.

Al hacer análisis de inventario, las empresas pueden gestionar más eficientemente sus existencias y supervisar su rentabilidad.

Finalmente, hay que recordar que de la gestión adecuada del inventario depende en gran medida que una empresa puede convertirse en una fuente confiable de productos para los clientes.