Integración del expediente laboral

 

Un expediente laboral es una recopilación de todos los documentos probatorios de la existencia de una relación laboral, desde la contratación, ejercicio y terminación de una relación laboral entre el patrón y empleado. El artículo 804 de la Ley Federal de Trabajo indica que el patrón tiene la obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos siguientes:

  • Contratos individuales de trabajo, contrato colectivo o contrato Ley aplicable.

  • Nómina de personal o recibos de pagos de salarios.

  • Control de asistencia (si es el caso).

  • Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, primas vacacionales, dominicales y de antigüedad,  así como pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social.

  • Los demás que señalen las leyes.

Esta última fracción quiere decir todos los demás documentos de la relación laboral entre el empleado y el patrón, constancias de retenciones, aportaciones al INFONAVIT, a la AFORE, en fin, todo documento probatorio de cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo. Esto implica todo documento por mínimo que sea servirá para cumplir con el expediente en caso de juicio.

Ahora vamos a precisar la documentación que deberá contener el expediente individual del trabajador y que deberá ser resguardado y actualizado por el personal de recursos humanos de la empresa. Durante la contratación del candidato, puede ser brindada de manera impresa o electrónica, se necesitarán estos documentos:

  • Acta de nacimiento.

  • Credencial de elector IFE/ INE o pasaporte vigente.

  • CURP.

  • Solicitud de empleo.

  • Curriculum vitae.

  • Constancia de inscripción a la RFC.

  • Número del alta en el seguro social.

  • Examen médico.

  • Cartas de recomendación.

  • Constancias créditos INFONAVIT.

  • Comprobante de domicilio (máximo 3 meses de antigüedad).

  • Constancia de no antecedentes penales.

  • Descripción de puesto y responsabilidades.

  • Cédula profesional, diplomas o constancias que acrediten las aptitudes para ejercer su profesión u oficio.

  • Actas de matrimonio, actas de nacimiento de los hijos para anexar beneficiarios en contratos.

  • Evaluaciones y exámenes (psicométricos, etc.) de la empresa.

Durante la relación laboral, puedes solicitarle al empleado que te proporcione los siguientes documentos:

  • Contrato individual de trabajo.

  • Modificaciones al contrato.

  • Incremento de sueldo o prestaciones.

  • Constancias de capacitación.

  • Constancias de inasistencias.

  • Reportes periódicos de desempeño.

  • Certificado de incapacidad médica.

  • Actas administrativa, en su caso.

  • Finiquitos.

  • Carta de renuncia o despido.

Esta no es una lista exhaustiva de todos los documentos posibles que puedan originarse de la relación laboral entre el empleado y el patrón. Entre más documentos tengamos de cada relación laboral, mejor estaremos equipados para responder ante un conflicto que pudiera surgir con los empleados o con las autoridades fiscales o de seguridad social.

Resulta extremadamente importante el resguardo de los recibos de nómina (ahora CFDI), ya que con ellos se comprobará ante el IMSS la afiliación y el pago de aportaciones del empleado, así como las retenciones de impuestos ante el SAT. Es de extrema importancia cumplir en tiempo y forma con el IMSS y SAT para evitar multas desagradables.

Tiempo que debes conservar el expediente

De acuerdo al artículo 804 de la LFT, los documentos deben guardarse durante la relación laboral y hasta un año después de que se extinga la relación laboral. Sin embargo, existe información fiscal que regula el SAT, y esa deberá conservarse conforme lo señalen las fiscales. El plazo de conservación para las declaraciones de los ejercicios fiscales es de 5 años.  Eso incluye toda la información de ingresos y egresos, es decir, recibos de nómina y otras facturas.

El plazo para conservar la contabilidad de una empresa, de acuerdo con el art. 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF), es también de 5 años. Lo más recomendable es conservar toda la información, más allá del plazo mínimo señalado por las autoridades, ya que un conflicto laboral podría extenderse más del plazo señalado.

 

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